Retrospektiv – ett exempel

maj 13, 2011

I veckan ledde jag ett retrospektiv för ett avslutat projekt. Det var ett projektretrospektiv där man ville se tillbaka på hela projektet där varken kund eller team var helt nöjda. Med på retrospektivet var tre teammedlemmar och kundansvarig.

Till mitt förfogande hade jag en timme och 40 minuter. Det tycker jag egentligen är lite väl kort tid, men samtidigt är det bra mycket bättre än att inte ha något retrospektiv alls. Jag tänkte lägga upp agendan och förklara de olika stegen här för att ge ett konkret exempel på hur ett retrospektiv kan gå till.

Egentligen skulle jag vilja vara ännu konkretare än vad jag kan vara och skriva mer vad som sas och vilka åtgärder deltagarna kom fram till, men jag tycker att det som sägs på ett retrospektiv ska stanna där. Jag har tidigare skrivit ett inlägg om hur du kan förbättra dina retrospektiv som kan vara intressant att läsa.

I mina retrospektiv brukar jag utgå från det ramverk som Diana Larsen och Esther Derby ger i Agile Retrospectives: Making Good Teams Great. Jag inledde planeringen av retrospektivet med att prata med projektledaren och en teammedlem som hade bett mig att hålla i det. De hade redan tänkt på att fokus borde vara kommunikation, eftersom man trodde att det fanns stor förbättringspotential där. Jag tyckte det lät som en bra idé och meddelade de andra teammedlemmarna.

Set the stage (10 min)

Inledning

En kort inledning för att alla ska veta vad som kommer att hända, hur agendan ser ut och vad som föväntas med dem. Jag började med ett kort intro där jag berättade:

• att fokus för dagen är kommunikation

• att jag kommer att leda dem genom retrospektivetet, men inte har någon kunskap i det specifika projektet och att det är deras ansvar att se till att vi kommer fram till ett lyckat resultat

• att de behöver jobba och hitta orsaker och så småningom förbättringsförslag

Jag gick igenom agendan, som jag också hade satt upp på väggen. I agendan hade jag inte skrivit de fem delarna så som de finns i ramverket för retrospektiv, eftersom jag inte tycker alla deltagare ska behöva ha koll på det. Istället skrev jag lite mer konkret vad vi skulle göra.

Agenda

• 10.00-10.10 Intro

• 10.10-10.30 Samla in data, tidslinje

• 10.30-11.00 Analys, 5 whys

• 11.00-11.30 Bestäm vad vi ska göra

• 11.30-11.40 Avslut

Check-in

Check-in är en bra första övning för att få igång alla deltagare. Genom att alla deltagare tidigt får säga någonting så kommer de ha lättare att sätta igång och prata senare. I denna check-in övning lät jag alla deltagare kort berätta vad de har för förväntningar på retrospektivet. Ett exempel på vad som sades var en deltagare såg fram emot retrospektivet och tyckte det skulle bli skönt att analysera vad som hade hänt.

I vissa lägen, t.ex. om man är fler deltagare, skulle man kanske vilja skriva upp förväntningarna på en tavla, men i det här läget kändes det rätt att bara ta det muntligt. Alla deltagarna uttryckte att de var positiva till retrospektivet. Om någon hade uttryckt tex att man inte kände att man hade tid eller att det kändes som slöseri med tid hade jag tagit en diskussion tillsammans kring det.

Gather data (20 min)

Jag använde mig av en tidslinje för att låta teamet samla in data. Jag började med att fråga vad som startade projektet och jag ville då inte ha dagen då hela teamet var på plats utan den första kontakten som togs mellan kund och leverantör där uppdraget nämndes. Den dagen fick vara längst till vänster på tidslinjen och längst till höger satte jag idag. Jag bad även om andra stora viktiga händelser, som när projektet startade och markerade dem på tidslinjen.

Sen bad jag var och en börja skriva lappar på sådant som hänt och som hade hänt från det där startdatumet fram till idag. Jag bad dem skriva på allt som hade hänt under sprinten, inte bara saker som hade med kommunikation att göra, i det här läget vill vi samla in så mycket information som det bara går.

Varje händelse skrevs ner på post-its med följande färgkodning:

• Rosa = frustrerad, irriterad, stressad, orolig

• Grön = glad, lugn, nöjd

• Lila = neutral, något som hände och som jag inte tänkte så mycket på

Efter ett par minuter verkade de flesta vara klara med sina lappar och presenterade dem en person i taget. Genom att alla lappar sattes upp fick vi en total bild av vad som hade hänt ur allas synvinklar och de hjälptes åt att minnas. Tillsammans fyllde de även på med några fler lappar som de kom på när de andra presenterade.

Innan retrospektivet ringde jag till kunden för att få hennes syn på projektet. Vi pratade i c:a 20 minuter om projektet, hur hon hade upplevt det, vad hon tyckte att vi skulle kunna ha gjort bättre, vad som var bra och vad hon själv skulle göra annorlunda om vi fick göra om det. Hon var glad att jag ringde och följde upp. Till retrospektivet hade jag förberett ett antal lappar (i en ny färg) med citat från henne. På så sätt kunde vi få in ytterligare en persons syn på saken även om hon inte hade möjlighet att vara med.

Jag var lite orolig för hur det skulle tas emot att jag ringde och pratade med kunden, speciellt med de lappar som inte var positiva. Skulle man känna att jag på något sätt gick bakom ryggen på dem? I ett mail, där jag tidigt skrev fokus på retrospektivet och att det var viktigt med allas deltagande, berättade jag att jag skulle ringa kunden så att alla skulle veta om det. Idén kom faktiskt från en av deltagarna och ytterligare en svarade direkt att det var en bra idé.

Under retrospektivet uttryckte alla att det var bra att jag hade ringt och att man fick ut värdefull information. T.ex. fick jag från kunden höra att man under arbetet kunde ”gå in och titta hur det såg ut” medan teamet tyckte att man sa att hon skulle ”gå in och testa i testmiljön”. Det är ju en stor skillnad på att titta hur det ser ut och på att verkligen testa och förklarar varför buggar och justeringar/förändringar hittades så sent.

Generate insights (30 min)

Tillsammans identifierade vi två viktiga händelser och använde oss av övningen 5 whys. Övningen innebär att man i fem steg frågar sig varför. Det kan till exempel vara att man vill analysera varför det är stressigt och frågar sig varför. Första svaret kan vara att vi inte har estimerat tillräckligt med tid. Då frågar man varför man inte har estimerat tillräckligt med tid. Ett svar kanske är att man inte förstod scopet och man frågar sig då varför man inte gjorde det. Till slut kommer man ner till rotorsaken.

Jag använde mig av 5 whys på de två viktiga händelserna (en i taget) och vi hade även diskussioner runt i kring. Jag fick pressa deltagarna lite extra för att fundera på varför det faktiskt inträffade. För varje händelse skrev jag upp svaren på frågan varför på tavlan under händelsen. Till slut hade vi flera rotorsaker och andra viktiga insikter på tavlan.

Decide what to do (30 min)

Från steget innan var det ganska lätt att gå över till att fundera på vilka åtgärder deltagarna ville införa i teamet. Det krävdes ganska mycket diskussion för att komma fram till åtgärder som faktiskt, om vi hade gjort dem i det här specifika projektet, hade gjort någon skillnad och påverkat de problem vi ville komma åt.

Jag pressade dem lite extra för att få konkreta åtgärder som inte bara är ”Vi ska tänka på att … mer”. Jag hade tänkt att vi skulle skriva SMART goals (dvs mål som är Specific, Measurable, Attainable, Relevant), men det fanns inte tid för det. Jag tror ändå att vi lyckades få dem tillräckligt konkreta. Vi kom fram till tre åtgärder och jag frågade vem som ville vara ansvarig för vart och ett av dem. Det slutade med att tre deltagare fick en varsin åtgärd att ansvara för.

Close the retrospective (10 min)

Jag sa att det var viktigt att vi såg till att de åtgärder vi kommit fram till verkligen blir implementerade, att det var viktigt att var och en tog ansvar för sin uppgift och att jag kommer lägga in i min kalender att jag om en månad kommer följa upp att det har blivit gjort. Det är inte min uppgift att se till att det blir gjort, men jag kan sätta lite extra press genom att säga att det följs upp.

Sedan hade vi ett kort retrospektiv på retrospektivet. Det gjorde jag genom en kort plus/delta övning. Jag skrev upp plus på ena sidan av tavlan och delta på den andra. Sedan bad jag deltagarna bara kasta ur sig vad de tyckte var bra (plus) och vad som skulle kunna bli bättre till nästa gång (delta). På plus-sidan hamnade:

• Väl förberett med anpassade övningar och tydlig struktur

• Bra med den extra pressen av att jag kollar om en månad om de har gjort vad de ska

• Bra med tidslinjen, att se allt som hänt

• Bra 5 whys, rätt frågor ställdes av mig

På delta-sidan (förbättringar) fanns:

• Vi borde ha ytterligare ett retro med kunden

• Alternativ: ta med kunden direkt

Förberedelser

Jag la flera timmar på att förbereda retrospektivet och känner att det var väl värt det. Från början var det planerat till två timmar, så det blev lite ytterligare planering för att förkorta det. I den ursprungliga planen fanns det med en liten uppskattningsrunda i slutet där deltagarna skulle säga vad de har uppskattat med de andra. Det var lite synd att vi inte hann det.

Innan retrospektivet ringde jag även kunden för att få hennes bild av projektet och skrev ner viktiga citat.

Under förberedelserna pratade jag med två av teammedlemmarna för att förstå projektet och sätta ett fokus. Jag funderade på vilka övningar som bäst kunde få fram vad som hade varit problem i kommunikationen (eftersom det var fokus) och vad vi kommer få fram i varje steg och hur vi bäst går vidare med det. Jag hade planerat in en kort paus mellan gather data och generate insight så jag i lugn och ro skulle kunna fundera på hur vi bäst går vidare, men vi gjorde det på ett så bra sätt tillsammans och hade ett sånt flow så det blev ingen paus.

Jag såg till att vara i rummet i god tid och se över så det fanns gott om plats att skriva på. Jag ville ha en stor tavla för tidslinjen och en för 5 whys och plats för agendan. Agendan hamnade på ett A3 och tejpades upp på väggen. Jag hade med mig lagom tjocka filtpennor, så man ser tydligt på håll och post-its i tre färger. Jag hade även förberett ett papper med SMART goals, men det fick vi inte användning för sen. I rummet placerade jag stolarna så vi satt i en ring med en öppning där tavlan för tidslinjen fanns så att alla såg varandra och tavlan.

Bild av Co Orpheum under CC BY 2.0