januari 31, 2012
Hur ser verksamhetens marknad ut, kunder och konkurrenssituation? Vad är det som gör att vissa företag och organisationer lyckas bättre än andra? Vad händer med företagskulturen när medarbetarna själva är med och producerar innehållet?
Hur samlar vi verksamheten runt dessa frågor och hur får vi alla i verksamheten att gemensamt engagera sig?
Kanske inte de vanligaste och första frågeställningarna som dyker upp när man tänker på ett intranätprojekt. Fokus är såklart beroende på hur man ser på ett intranät och vilket syfte det skall fylla, informationskanal eller en kommunikationskanal med arbetsverktyg och processtöd?
Delaktighet och kunskapsutbyte
Sociala intranät har etablerat sig som begrepp, en naturlig utveckling med tanke på hur de sociala medierna utvecklats och ökat i betydelse. Exempel på organisationer som använder sociala medier i verksamheten är; UD för informations- och kunskapsspridning. UD får ca 5-6000 unika frågor från journalister varje år här spelar sociala medier en nyckelroll i informationsspridningen.
För de allra flesta betyder socialt intranät att man öppnat upp sitt intranät för kommentarer, diskussionsgrupper, wikis, personliga sidor eller bloggfunktioner. Syftet med ett socialt intranät är att skapa större dynamik genom att öppna upp för delaktighet och erfarenhetsutbyte i verksamheten.
Ett annat exempel är ComHem som öppnat upp Twitter för kundtjänstfrågor. Vi är idag vana att arbeta med “sociala funktioner” i många olika sammanhang och att föra in denna typ av funktionalitet i ett intranät är en naturlig utveckling.
Frågan är bara, tror vi att alla börjar kommentera, starta diskussionsgrupper, delta i wikis, använda sin personliga sida eller för den delen blogga bara för att man skapar möjligheten? Eller är införande av ett socialt intranät mer en fråga om synsätt och kultur snarare än teknik och funktion? Att göra ROI (Return On Investment) på sociala media-investeringar är svårt och antagligen lika svårt på sociala intranät.
Lyckas man inte införa de förändringar som krävs för att alla i verksamheten skall använda de sociala funktionerna på intranätet, så kommer man inte kunna räkna hem investeringen oavsett teknisk lösning. Här gäller det att göra medarbetarna delaktiga i projektet och att de känner att dom får vara med och påverka och utveckla intranätet utifrån sina egna drivkrafter, behov och vad de behöver för sitt dagliga arbete.
Lika mycket användbarhetsprojekt som teknikprojekt
Att skapa en kultur och ett synsätt i en verksamhet som genomsyrar öppenhet, delaktighet och prestigelöshet är nödvändigt om man skall lyckas med implementering av sociala intranät. Det sociala intranätet blir verksamhetens tvärfunktionella och gemensamma plattform.
Sociala intranät bör såklart också fungera bra i mobilen.
För att göra det sociala intranätet än mer tillgängligt bör man också se över mobilanpassning av intranätet, för att möjliggöra ex. tidsrapportering via mobilen, åtkomst till adressboken eller nyttja kraften i de sociala funktionerna.
På samma sätt som sociala medier, medvetet eller omedvetet, påverkat dels vårt sätt att kommunicera och agera, men också vilka krav och förväntningar vi har i olika situationer. På samma sätt kan ett socialt intranät förändra och påverka arbetssätt, kommunikation, innovation, verksamhetsutveckling. Men det kräver en balans i implementering mellan synsätt och kultur samt funktion och teknik. Det är lika mycket ett användbarhetsprojekt som det är ett teknikprojekt.
Tvärfunktionella team minskar risker och ökar effektivitet
Genom att arbeta lättrörligt och med tvärfunktionella utvecklingsteam skapar man effektivitet i arbetet, kvalitetssäkring genom löpande delleveranser och avstämningar samt med användbarhet i fokus. På samma sätt bör man organisera den referensgrupp som skall representera verksamheten och vara kravställare i projektet.
Implementeringen av ett socialt intranät innebär utveckling från en informationskanal till en kommunikationskanal, ett interaktivt och dynamiskt arbetsverktyg med processtöd.
Hur implementerar vi användningen?
Börja med de delar som har låg tröskel och där användaren direkt ser nyttan av att engagera sig i olika sammanhang. Vad det är för typ av funktioner eller sammanhang kan bara medarbetare svara för själv, vilket innebär att det är av största vikt att de själva är med och skapar förutsättningarna för det nya intranätet.
Ett exempel på funktionalitet kan vara att skapa ett enkelt och intuitivt stöd för utvecklingssamtal där alla medarbetare går in och aktivt förbereda sig inför samtalet. Viktigt att tänka på oavsett vad man börjar med är att skapa ett intuitivt och enkelt stöd som skapar värde och upplevs som ett lyft för användarna.
Vilken betydelse har ett intranät?
Återgår till frågeställningen i rubriken ”vilken betydelse har ett intranät?”. Svaret är såklart att det beror på hur man ser på sitt intranät, handlar det om en informationskanal eller en kommunikationskanal, ett arbetsverktyg och processtöd som stödjer ett tvärfunktionell och ”socialt” synsätt?
Om du är nyfiken på hur vi på Valtech arbetar med vårt intranät är du välkommen att höra av dig.
Bild av Sean MacEntee under CC BY 2.0
